Wartungsprotokoll Vorlage

Ein Wartungsprotokoll ist der Nachweis, dass eine Anlage gewartet wurde: Heizung, Lüftung, Pumpe, Aufzug, Maschine. Es nennt die Anlage, das Datum, die Prüfpunkte, die durchgegangen wurden, die Messwerte, gefundene Mängel und den Termin der nächsten Wartung. Betreiber heben es auf, weil es zeigt, dass die Anlage betreut wurde, und weil der nächste Techniker mit den Werten von diesmal vergleichen kann.

Dieses Protokoll hat Felder für Anlage und Standort, Intervall und nächsten Termin, sieben Prüfpunkte, Befunde und Messwerte, festgestellte Mängel und die ausgeführte Wartung. Fotos und die Unterschriften von Monteur und Kunde sind möglich. Preise erscheinen nur, wenn das Häkchen gesetzt bleibt. Zuletzt geprüft am 24. Oktober 2026.

So füllen Sie das Wartungsprotokoll aus

1. Tragen Sie Betrieb und Telefon ein. Mit dem Häkchen bleiben sie auf dem Gerät gespeichert.

2. Prüfen Sie Nummer und Datum. Tragen Sie Monteur, Kunde oder Betreiber und Adresse ein.

3. Tragen Sie Anlage oder Gerät, Standort, Intervall und nächste Wartung ein. Die Anlagenbezeichnung verbindet dieses Protokoll mit dem vorigen und dem nächsten.

4. Schreiben Sie unter „Durchgeführte Wartung“, wozu der Einsatz da war, zum Beispiel jährliche Wartung der Umwälzpumpe.

5. Gehen Sie die Prüfpunkte durch und setzen Sie jeden auf In Ordnung, Mangel oder Entfällt. Lassen Sie einen Punkt nur offen, wenn Sie ihn nicht angesehen haben.

6. Tragen Sie unter „Befunde und Messwerte“ Werte mit Einheit ein, unter „Festgestellte Mängel“, was nicht in Ordnung war und was Sie dagegen getan haben.

7. Fügen Sie Material und Stunden hinzu, wenn Sie sie berechnen, und Fotos der Anlage.

8. Unterschreiben Sie, lassen Sie den Kunden unterschreiben und tippen Sie auf „PDF herunterladen“.

9. Notieren Sie, wenn Sie nach der Wartung etwas an der Einstellung geändert haben, den alten und den neuen Wert unter „Durchgeführte Wartung“.

Was gehört in ein Wartungsprotokoll?

Anlage mit Bezeichnung und Standort, Datum, ausführende Person, Art der Wartung, Prüfpunkte mit Ergebnis, Messwerte, Mängel und Maßnahmen, Material und die nächste Fälligkeit. Messwerte sind der Hauptgrund für ein Protokoll statt eines Häkchens: Neben den Werten vom letzten Jahr zeigen sie einen Trend. Welche Prüfungen für Ihre Anlage vorgeschrieben sind und wie lange Sie das Protokoll aufbewahren müssen, hängt von Anlage, Land und Vertrag ab; das müssen Sie selbst klären.

Welche sieben Prüfpunkte sind aufgeführt?

Punkte, die bei fast jeder Anlage vorkommen: Die Anlage wurde vor Arbeitsbeginn freigeschaltet, eine Sichtprüfung wurde durchgeführt, bewegliche Teile wurden geschmiert, Schrauben und Anschlüsse wurden geprüft, Filter wurden gereinigt oder getauscht, die Funktion wurde nach der Wartung geprüft, und der Arbeitsbereich wurde gereinigt. Das ist eine Ausgangsliste. Sie hält fest, was beim Einsatz getan wurde; die Anleitung des Herstellers und Ihre Sicherheitsregeln ersetzt sie nicht.

Wie wähle ich das Intervall?

Nehmen Sie das Intervall aus der Anleitung der Anlage oder aus Ihrem Wartungsplan. Zur Wahl stehen einmalig, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich und jährlich. Der nächste Termin wird nicht errechnet: Sie tragen ihn selbst ein, damit Sie nach dem Einsatz das echte Datum nehmen können und keines, das auf einen Sonntag fällt.

Was gehört in die Messwerte?

Zahlen mit Einheit und Datum: Ampere, Drücke, Temperaturen, Betriebsstunden, Profiltiefen. Liegt ein Wert außerhalb des Bereichs in der Anleitung, setzen Sie den Prüfpunkt auf Mangel und schreiben unter „Durchgeführte Wartung“, was Sie getan haben.

Wie lange hebe ich ein Wartungsprotokoll auf?

Das hängt von der Anlage, vom Vertrag und von den Vorschriften ab, die für Sie gelten, und lässt sich hier nicht allgemein beantworten. Eine gute Faustregel ist, das Protokoll mindestens so lange aufzubewahren, wie die Gewährleistung oder der Wartungsvertrag läuft, und die letzten Protokolle jeder Anlage griffbereit zu halten, damit der Techniker beim nächsten Termin mit den früheren Werten vergleichen kann. Das PDF dieser Seite lässt sich leicht in einem Ordner pro Anlage ablegen, weil der Dateiname Titel und Nummer enthält.

Wie erkenne ich im PDF einen Mangel?

Ein Prüfpunkt mit Mangel steht im PDF in roter Schrift und in Großbuchstaben, ein Punkt in Ordnung in Grün und ein Punkt, der entfällt, in Grau. So findet der Betreiber oder der nächste Techniker offene Punkte beim Blättern sofort. Schreiben Sie zu jedem Mangel im Feld „Festgestellte Mängel“ einen Satz: was nicht in Ordnung war und was Sie dagegen getan haben oder wer es als Nächstes tun muss. Ein Mangel ohne Satz dazu ist für den Leser nur ein rotes Wort.

Häufig gestellte Fragen

Was gehört in ein Wartungsprotokoll?

Anlage, Datum, Prüfpunkte mit Ergebnis, Messwerte, Mängel und die nächste Fälligkeit, dazu die Unterschrift.

Plant die Seite die nächste Wartung?

Nein. Sie hält den Termin fest, den Sie eintragen. Planen kann ein Kalender oder eine Wartungssoftware.

Kann ich die Prüfpunkte ändern?

Auf dieser Seite nicht. Die sieben Punkte sind fest. Zusätzliche Prüfungen schreiben Sie in das Feld „Hinweise und Bedingungen“.

Eignet sich das Protokoll für Heizungen?

Ja, als allgemeines Protokoll. Vorgeschriebene Prüfprotokolle, etwa für Feuerstätten, haben eigene Formulare, die diese Seite nicht ersetzt.

Brauche ich Preise im Protokoll?

Nein. Nehmen Sie das Häkchen bei den Preisen weg, dann lässt das PDF Preise, Stunden und Summe weg.

Werden meine Daten gespeichert?

Der Text bleibt als Entwurf in Ihrem Browser auf diesem Gerät. Fotos und Unterschriften werden nicht gespeichert, und nichts wird hochgeladen.

Wie viele Fotos kann ich anhängen?

Bis zu 12, jeweils mit Bildunterschrift. Sie werden auf Ihrem Gerät verkleinert, damit das PDF klein bleibt.

Kann ich die Wartung an mehreren Anlagen in einem Protokoll erfassen?

Besser ist ein Protokoll pro Anlage, damit die Messwerte und der nächste Termin eindeutig zugeordnet sind.

Verwandte Werkzeuge

• Arbeitsbericht: Auftrag, Arbeiten, Material und Stunden.
• Servicebericht: Störung, Befund, Arbeiten und Empfehlungen.
• Regiebericht: Arbeiten nach Aufwand.
• Service report template: der Servicebericht auf Englisch.
• Die geplante App und der Team-Tarif: was geplant ist und wie Sie uns Ihr Interesse mitteilen.